Blog & Nieuws


21 december 2017


Jaarrekeningen, tussenrapportages, kadernota’s en begrotingen. Op het eerste gezicht niet de meest ‘agile’ producten. Toch kiezen steeds meer gemeenten ervoor om bij de totstandkoming van hun p&c-producten te werken met Scrum of bredere p&c-ambities aan te pakken met behulp van het Agile Portfolio. Agile werken helpt om de mensen die de p&c-producten tot stand brengen en gebruiken niet uit het oog te verliezen, te blijven sturen op wat je wilt bereiken met al dat papier en om de samenwerking tussen verschillende afdelingen, verschillende disciplines en tussen de organisatie en het bestuur te verbeteren. En dat zorgt dan weer voor betere gesprekken, effectievere producten en meer energie. We nemen je mee in vijf zaken die je op orde moet hebben om de vruchten van Scrum in planning en control te kunnen plukken.

 1. Kies de juiste product owner(s)

Kies de juiste product owner of product owners. Wie is er verantwoordelijk voor het eindresultaat? Is diegene de product owner voor het gehele product of heb je te maken met deelverantwoordelijkheden en meerdere product owners? Zorg ervoor dat de product owner het mandaat heeft om zelfstandig knopen door te hakken, in staat is de wensen en eisen van collega’s, bestuurders en inwoners te vertalen in een heldere opdracht en dat hij of zij regelmatig kan aanschuiven bij de scrum bijeenkomsten. Dit kan bijvoorbeeld de directeur of wethouder financiën zijn of de gemeentesecretaris. Verder is het van belang dat de product owner bereid is om op basis van gelijkwaardigheid samen te werken met het team. Als je je dreamteam hebt samengesteld, moet je natuurlijk wel bereid zijn naar je team te luisteren!

2. Stel je team zorgvuldig samen en zorg voor voldoende tijd van de teamleden

Er is een team dat verantwoordelijk is voor het hele product of er zijn meerdere teams.  In het eerste model schuiven er waarschijnlijk verschillende mensen aan bij het team of andersom om de benodigde informatie aan te leveren. Als er met deelteams wordt gewerkt is ieder deelteam verantwoordelijk voor een afzonderlijk deel van het product. Vaak zijn er in ieder geval twee of drie personen die het hele proces doorlopen en zorgen voor de samenhang van het eindproduct. In beide gevallen vraag je meer tijd van de mensen in het scrumteam (liefst mensen met brede, strategische blikken) en minder van (andere) mensen van financiën en budgethouders in de lijn. Per saldo zal dat tijd opleveren. Het is van belang dat het team alle benodigde disciplines in huis heeft, minstens 80% van het werk zelf kan doen en resterend werk kan uitbesteden.

3. Kies het juiste sprintritme

Er zijn nog niet veel gemeenten waar fulltime wordt gescrumd. Dat geldt ook voor de P&C-cyclus. Om te komen tot jaarrekeningen, tussenrapportages, kadernota’s en begrotingen zien we verschillende modellen. Sommige gemeenten kiezen ervoor om te werken in een aantal sprints van een week, anderen werken in fulltime pressure cookers waarin in sprints van een halve dag naar het eindresultaat wordt toegewerkt. Hoe groter de gemeente, hoe meer het loont om in langere sprints te werken.

4. Tussentijdse feedback

Of je nu werkt met sprints van een halve dag of van een week, in beide gevallen is het van belang om tussentijds feedback op te halen bij afdelingsmanagers en portefeuillehouders. Zo houdt je je product herkenbaar en sluit je aan bij de wensen van de gebruiker van je product. Vaak kunnen P&C-producten een stuk korter en simpeler als er eerder feedback wordt opgehaald. Zo blijft er meer ruimte voor een inhoudelijk gesprek.

5. Minder tijd tussen oplevering en vaststelling

Vaak zit er bij gemeenten veel tijd tussen het opleveren, laten controleren, voorleggen, toetsen en vaststellen van P&C-producten. Daarmee gaat kostbare tijd verloren. Hoe minder tijd er zit tussen opstellen en vaststellen, hoe actueler de informatie op basis waarvan gestuurd wordt, hoe minder er teruggekeken hoeft te worden en hoe meer de blik op de toekomst gericht kan worden. Maak dus ook goeie afspraken met je accountant over hoe snel hij / zij kan opleveren.

Scrum Company

Wij helpen gemeentes met de volgende diensten:

  • Voorbereiding en begeleiding van de totstandkoming van jaarrekeningen, tussenrapportages, kadernota’s en begrotingen met Scrum;
    • Procesbegeleiding / leveren scrum master(s) en agile coach(es);
    • Ondersteuning in het formuleren van ambities op project- en sprintniveau;
    • Ondersteuning in gesprek tussen gemeentelijke organisatie, bestuur en andere betrokkenen;
  • Workshop Scrum in planning en control;
  • Tweedaagse training Scrum (in-house of bij Scrum Company);
  • Training en coaching van interne scrum masters;
  • Begeleiding bij het opzetten van programma’s om de planning en control functie binnen gemeenten te verbeteren met behulp van het Agile Portfolio;
  • Advisering over agile werken in relatie tot thema’s die raken aan planning en control, zoals het omzetten van politieke besluitvorming naar gemeentelijke programma’s en projecten.
Zie ook

https://www.scrumcompany.nl/gemeente-zaanstad-scrummend-naar-een-wendbare-organisatie/

https://www.scrumcompany.nl/jaarrekening-zaanstad-klaar-vier-weken/

https://www.scrumcompany.nl/scrum-in-de-pressure-cooker/

Schrijf een reactie

Back to top