overview

Scrum met 4 teams: omgevingsvisie gemeente Zwolle

Afgelopen oktober heeft Scrum Company vijf scrum masters bij de gemeente Zwolle gecoacht in het volbrengen van de eerste Zwolse werkweek: een week waarin de aanzet tot de omgevingsvisie tot stand is gekomen met behulp van Scrum. Met maar liefst veertig teamleden, vijf scrum masters, vier product owners en twee agile coaches, zijn we aan de slag gegaan.
Date
10 november 2016
Author
Geeke van Bruggen

De voorbereiding

Het kernteam dat zich binnen de gemeente Zwolle hard maakt voor de omgevingsvisie staat voor een enorme uitdaging: een integrale visie opleveren over de fysieke leefomgeving. Omdat het team op zoek was naar een werkwijze waarbij er met focus, energie en snelheid resultaten worden bereikt, kwam Scrum al snel in beeld.
Een prachtige uitdaging: gezamenlijk werken aan één visie, waar niet alleen de collega’s uit het fysieke domein, maar ook de collega’s van het sociaal domein en economische zaken mee gemoeid zijn, en niet op de laatste plaats de inwoners van de gemeente.
De eerste stap in het proces, was het op orde krijgen van de randvoorwaarden van deze week: de agenda’s zo goed als mogelijk leegvegen, de scrum masters en product owners goed voorbereiden op hun rol, Scrum rooms inrichten, een uitgebreid draaiboek samenstellen, en de visie in vier deelgebieden opdelen voor de vier teams. Ook nodigde het kernteam stakeholders uit om tussentijds feedback te leveren.

De week

De week startte met een welkomstwoord van de wethouder Ruimtelijke Ordening en Water, een powercursus Scrum voor de teamleden en een korte toelichting van de verwachtingen van de werkweek. Kort daarna gingen de teams uiteen om in korte sprints resultaten neer te zetten.
Aan het eind van iedere sprint werden de tussentijdse resultaten voorgelegd aan de stakeholders. Zo kwam het College van B&W langs, evenals vele collega’s uit de organisatie en de Jongerenraad. Deze reviews zorgden voor de nodige kritiek en aanscherpingen, die de teams de gelegenheid gaven om bij te sturen en met de omgevingsvisie bij hun doelgroepen aan te blijven sluiten.
Aan het eind blikten de teams terug op het verrichte werk en de manier van werken met een retrospective: “Scrum zorgt voor een frisse manier van kijken naar de stad en haar gebieden. Kijken naar kansen en noodzaak, in plaats van problemen en beperkingen.” “Scrum heeft deze week gezorgd voor focus op wie we willen zijn als stad en veel helderheid wat betreft de omgevingsvisie!”

Samen verder met de omgevingsvisie

Door met Scrum te werken aan de omgevingsvisie is het integraal werken (vanuit verschillende domeinen en disciplines) niet meer te vermijden: teamleden willen vanzelf de verbinding leggen met hun teamgenoten en met andere teams. Dat zorgt voor een omgevingsvisie die niet uit één koker komt, en aansluit bij de brede kennis van de organisatie en de leefomgeving van de stad.
De week was een succes voor de gemeente Zwolle: het is duidelijk geworden waar de gemeente voor staat, nu is het tijd om in gesprek te gaan met de stad. Een tweede werkweek staat daarom in de planning: in deze week gaan de multidisciplinaire teams verder de verdieping opzoeken, en wel met de stakeholders waar het uiteindelijk om draait: de gebruikers van de omgevingswet.

Wil jij je organisatie verder helpen met de omgevingswet met behulp van Scrum? Neem contact met ons op over de mogelijkheden.

Geeke van Bruggen