Aan de slag met Agile Portfolio Management

Wanneer activiteiten en doelstellingen één project overstijgen kun je deze onderbrengen in een Agile Portfolio. Agile Portfolio Management (APM) is dé manier om wendbaar en flexibel te werken met een directie, afdeling of programma.

Agile Portfolio bord

Starten met Agile Portfolio Management?

Wie gebruiken Agile Portfolio Management?

Agile Portfolio Management (APM) is bij uitstek geschikt voor een directie of afdeling en teams die een programma managen. Er werken inmiddels honderden Agile Portfolio Management teams in Nederland en het buitenland. Voorbeelden daarvan zijn:

  • Programmateams
  • Stafteams (HR, Communicatie, Marketing)
  • Leiderschapteams
  • Opgaven teams in de publieke sector
  • Organisatie ontwikkeltrajecten

Jouw uitdaging (en onze belofte)

De welbekende actielijst die maar niet af komt. De twee uur durende vergadering zonder concrete resultaten, waar iedereen met minder in plaats van met meer energie uitkomt. Erachter komen dat een collega met precies hetzelfde vraagstuk bezig is als jij of informatie heeft waar je een maand geleden naar op zoek was. En misschien wel het ergste: kwijt zijn waarom je doet wat je doet.

De hamvraag is dan: hoe kunnen we op een fijne, energieke manier met elkaar samenwerken om bovenstaande situaties te vermijden? Agile Portfolio Management kan hierbij ondersteunen.

APM is een manier van werken die teams in staat stelt om:

  • Inzicht te krijgen wat je samen wil en doet;
  • Verbinding te leggen tussen mensen, ambities en activiteiten; 
  • Richting te geven en keuzes te maken in wat belangrijk is.

Onze aanpak

Op basis van onze ervaring met tientallen APM teams hebben we een aantal stappen ontwikkeld voor het implementeren van Agile Portfolio Management. Daarbij besteden we naast het opzetten van het portfoliobord ook veel tijd en aandacht aan de teamontwikkeling.

Stap 1: Voorbereiden en opstarten

  • Uitlijnen van het proces en de bijeenkomsten, afstemmen over de opzet van het Agile Portfolio canvas en de rolverdeling;
  • Bepalen van de rolinvulling van facilitator en portfolio-eigenaar;
  • Een introductie waarbij we het team meenemen in de basiskennis van Agile en Agile Portfolio Management;
  • Opbouwen van het Agile Portfolio: gedeeltelijk vullen van het bord en oefenen met de werkwijze. Dit doen we tijdens twee sessies.

Stap 2: Anders leren werken

  • Agile Portfolio bijeenkomsten (bijvoorbeeld acht keer) onder begeleiding (waarschijnlijk ter vervanging van andere overleggen). Een aantal van deze sessies breiden we uit met teamontwikkeling;
  • Vinden en opleiden van een interne facilitator die de begeleiding op termijn overneemt.

Stap 3: Leren en verbeteren

  • Evalueren van het gebruik van Agile Portfolio Management. Dat doen we na de eerste 3 keer, na de 6e keer en als de opdracht is afgerond. Zo zijn we in staat tussentijds bij te sturen en te verbeteren.

Deze stappen zijn uiteraard een grove route richting succes. We stemmen per opdracht af op welke wijze APM het beste tot zijn recht komt.

Onze expertise

Werken met Organize Agile biedt een aantal voordelen:

  • We hebben met ons eigen ontwikkelde canvas een unieke manier van Agile Portfolio Management bedacht. Een lichtgewicht canvas dat teams in staat stelt wendbaar te kunnen werken.
  • We bieden de werkwijze zowel fysiek als digitaal aan. Fysiek maken we gebruik van verrijdbare houten.

Referenties

  • Bij het Waterschap Aa en Maas werken de gebiedsteams met Agile Portfolio Management. In deze video vertellen we daar meer over.
  • Bij het Metaalbedrijf Kloeckner zijn we met de directie aan de slag gegaan met APM, lees er meer over in deze blogpost.