Programma & Afdeling
Wanneer activiteiten en doelstellingen één project overstijgen, bijvoorbeeld omdat je vorm wil geven aan een programma of een organisatieonderdeel, kun je deze onderbrengen in een Agile Portfolio. Agile Portfolio Management is dé manier om wendbaar en flexibel te werken met een directie, afdeling of programma. Het stelt je in staat om (1) inzicht te krijgen in wat je samen wil en doet, (2) de verbinding te leggen tussen mensen, ambities en activiteiten, en (3) samen te sturen op wat belangrijk is.

1
Portfolio intake
Het Agile Portfolio Management (APM) traject start met een intake. Hierin worden de randvoorwaarden van het APM besproken zodat het team een vliegende start maakt. We bespreken in het intakegesprek de mogelijke thema’s van het portfolio, de teamsamenstelling, de deadline van het portfolio en het ritme van de bijeenkomsten. 
2
Start
In twee dagdelen starten we het Agile Portfolio op met het team. We stellen gezamenlijke ambities vast en brengen in kaart wat de bijbehorende projecten en prioriteiten zijn. Dit wordt gedaan per thema op het Agile Portfolio canvas. Optioneel kan er een overkoepelde ambitie zijn waarin alle thema’s samenkomen. Ten slotte benoemen we trekkers per project/prioriteit, maken we verbindingen visueel en oefenen we met de Agile Portfolio Management werkwijze.
3
Portfolio meet-ups
Na het opbouwen, vindt er eens in de 1 tot 2 weken een meetup plaats. Tijdens de meetup loopt het team de projecten en prioriteiten langs, beslist samen over de koers, en deelt highlights. Ook is er de mogelijkheid om korte presentaties te geven (‘demo’s’) en wordt er regelmatig bijgestuurd op de ambities om hen scherp en relevant te houden. Projecten die nog niet gestart zijn, of niet voldoende prioriteit hebben, worden inzichtelijk gemaakt in de ‘parkeerplaatsen.’ De meetup vervangt reguliere ‘traditionele’ overleggen, duurt 0,5 tot 1,5 uur en wordt strak begeleid door een (op te leiden) facilitator.
4
Rollen
Het succes van het APM ligt bij de teamleden die bij het Agile Portfolio canvas updates delen, samen sturen en onderlinge verbindingen leggen. Hierbij speelt de interne facilitator een belangrijke rol; hij of zij zorgt voor een soepel verloop, bewaakt de tijd, stelt checkvragen, en coacht het team. Deze interne facilitator wordt gedurende de meetups door een agile coach opgeleid. Ten slotte kan er een program owner aangewezen worden door het team: hij of zij houdt nauw contact met mogelijke stakeholders van het Agile Portfolio, hakt knopen door bij prioritering en draagt zorg voor voldoende aanwezigheid bij de meetups.
5
Resultaat
Een team dat ervaren is in Agile Portfolio Management, is voortdurend op de hoogte waar prioriteiten liggen, waar verbindingen kunnen worden gelegd en wat er op het moment speelt. Het team groeit uit tot een wendbaar team, dat samen meer bereikt.
6
Voorbeelden
Agile Portfolio Management is inmiddels succesvol toegepast op diverse gebieden:
# Organisatie ontwikkeltrajecten
# Stafafdelingen (marketing, communicatie, P&O)
# Bestuurlijke programma’s
# Business units
# Innovatieprogramma’s
# Internationale samenwerking
Zelf aan de slag met agile portfolio management!

Het Agile Portfolio Management heeft ons geholpen bij het creëren van overzicht, waardoor we beter in staat zijn gezamelijk te sturen en te focussen op het behalen van resultaten. 

 

Back to top