Overzicht

Gemeente Zaanstad: scrummend naar een wendbare organisatie

Jeroen Meijer is beleidsmedewerker bij de gemeente Zaanstad en scrum master. In dit gastblog neemt hij je mee in zijn ervaringen met scrum en het maken van de gemeentebegroting.
Date
19 oktober 2015
Author
Gidion Peters

Voorheen was de zomerperiode een tijd van zwoegen op begrotingsteksten. Maar afgelopen zomer verliep het maken van de begroting niet alleen heel soepel, ik had er ook nog eens plezier in! Scrummen: geniaal!
De zomerperiode: de een kijkt er naar uit, voor mij betekende het als beleidsmedewerker een uitermate hectische tijd. Het zoeken naar de cijfers, ingewikkelde instructies opgedragen krijgen, heel veel deadlines, afstemmen met collega’s (waarvan de meeste dan net op vakantie bleken te zijn), teksten onwennig frutselen in het financiële informatiesysteem… Dit moest anders kunnen. En die gedachte had ik niet alleen.

De begroting. Gescrumd?

Door de productowner van het begrotingsproces werd gevraagd of ik als scrum master wilde helpen. Binnen de gemeente Zaanstad was besloten om het scrummen, een projectaanpak waarmee in projecten sneller en beter resultaat wordt bereikt, uit te proberen. Als scrum master zou ik het team begeleiden, zorgen voor overzicht, snelheid, reflectie en bewaking van het proces. Na een praktijkgerichte training ben ik in het diepe gesprongen en besloot met goede moed en veel enthousiasme mijn steentje bij te dragen. Al ruim voor de zomervakantie is er gestart met de voorbereidingen. Een klein scrumteam werd geformeerd. Daarbij is als uitgangspunt genomen dat het scrumteam zelf alle teksten van de begroting schrijft én verwerkt in het financiële informatiesysteem. Eén van de slaagfactoren van het scrummen is namelijk dat het scrumteam de bulk van het werk verzet en daarmee de kwaliteit van het product zélf maximaal kan beïnvloeden. Tegelijkertijd wordt de organisatie aanzienlijk ontlast van dit ‘gedoe’ en kan zich meer focussen op de beleidsinhoud. Er is op deze wijze sprake van een win-win situatie.

 

IMG_1862picmonkey2

Met de kippen aan de slag

De uitdaging voor het scrumteam was: hoe halen we al deze informatie op een effectieve wijze uit de organisatie? Om dat voor elkaar te krijgen is gekozen voor een interviewvorm. Per programma werd een interview ingepland waar alle prestatiehouders voor werden uitgenodigd.

Duikgedrag heeft in deze methodiek geen enkele kans van slagen

Om al deze mensen op relatief korte termijn bij elkaar te krijgen en de juiste informatie te hebben voor een effectief interview was een militaristische voorbereiding nodig. Krijg al die ‘kippen’ maar eens goed voorbereid in één hok, en dat voor negen programma’s! Deze eerste voorbereidings-sprints ervaar ik achteraf gezien als het meest hectisch.

Van interviews met de lijn naar reviews met de wethouders

Soms zaten we met wel twaalf mensen aan tafel. Er werd gepraat over elkaars prestaties en doelstellingen. Er waren levendige discussies en we kwamen tot scherpe inzichten.
Aan het einde van het proces hebben er negen toetsgesprekken (reviews) plaatsgevonden met de portefeuillehouders. Dit heeft uiteindelijk een mooi product  opgeleverd. Het komt zelfs grotendeels overeen met onze voorgenomen ambities, zoals: zoveel mogelijk in één keer goed, meer samenhang in de teksten, ontlasten van de lijn, doorlinken naar onderliggende documenten en in begrijpelijk Nederlands schrijven.

 

IMG_6615picmonkey

 

Met scrum verandert gedrag

Na  deze ervaring ben ik tot de conclusie gekomen dat scrum niet zomaar de zoveelste  projectmethodiek is. Het is in zijn eenvoud geniaal. Eenvoudig om te leren en uit te voeren en geniaal in het beïnvloeden van prestaties en gedrag. Iedereen kent wel teamleden die nét niet lekker meedoen, bijvoorbeeld door te laat te komen en afspraken niet na te komen. Scrum verhindert  dit gedrag  door optimaal gebruik te maken van de meest krachtige gedragsbeïnvloeder: sociale druk. Er wordt een beroep gedaan op de teamspirit: lukt het even niet of zit het tegen dan staan je teamleden je bij. We gaven elkaar wekelijks op een positieve manier feedback over het afgeleverde werk en hoe je samenwerkt met de groep. Er werden (tussen) resultaten gevierd en we gaven elkaar complimenten. Duikgedrag heeft in deze methodiek geen enkele kans van slagen. De sociale druk zorgt ervoor dat je ‘gewoon’ bij het team wilt horen en je beste beentje voor wilt zetten. Kortom: er wordt ‘in no time’ een ideaal mini-cultuurtje gecreëerd van vertrouwen & samenwerking.

Probeer niet eerst je hele omgeving te overtuigen over het nut en de noodzaak

Is alles vlekkeloos verlopen? Nee, scrummen betekent vooral continue leren van elkaar, knelpunten zichtbaar maken en zo steeds het proces een beetje verder verbeteren. Het was mijn eerste grote opdracht als scrum master en ik kan terugkijken op een geslaagde klus.

Vasthouden aan de scrum principes

Alles valt of staat met het vasthouden aan de scrum principes: de scrum waarden vooraf delen en elkaar er altijd op durven aanspreken, absolute focus en toewijding (dus geen 20 projecten tegelijkertijd of vasthouden aan andere ‘belangrijke’ zaken). Daarbij moet de bulk (80%) van het werk door het team worden gedaan, en is het heel belangrijk vast te houden aan de ceremonies (geen enkele concessie). Doe je dat niet, dan loop je kans de grip kwijt te raken op het scrumproces en dit heeft uiteindelijk invloed op de prestaties van het team en de kwaliteit van het product.

Aan de slag

Scrummen kan iedereen. Probeer niet eerst je hele omgeving te overtuigen over het nut en de noodzaak, maar begin met jezelf: leer scrummen! De rest volgt vanzelf, want in iedereen schuilt een leider. Immers ‘goed voorbeeld, doet volgen’. Het is eenvoudig om te doen, het levert sneller betere resultaten op en bovenal veel (werk)plezier. En wie wil dat nou niet?

Samen komen is een begin
Samen zijn is een vooruitgang
Samen werken is een succes
Samen leren is een feest
(gebaseerd op een uitspraak van Henry Ford)

Gidion Peters
Co-founder