Beschermen: erbij willen horen
Een bekend onderzoek van Solomon Asch laat zien dat sociale druk er voor kan zorgen dat een persoon dingen zegt, of doet, die overduidelijk niet correct zijn. Hij noemde dit conformiteit. In vrijwel iedere organisatie en ieder team komt dit voor.
Jouw organisatie gaat meer wendbaar werken. In korte cycli wordt regelmatig feedback gevraagd aan klanten, zodat het betrokken multidisciplinaire team het product of de dienst kan aanpassen. Belangrijk is daarbij durven experimenteren en continu blijven leren.
Dan heb je aan de ene kant de menselijke neiging tot conformiteit en aan de andere kant de wens om als team te blijven experimenteren en leren. Je voelt het al aankomen: leiders zorgen hier voor het beschermen van initiatieven en van medewerkers met afwijkende meningen.
Als leider van een team zorg je voor een basis aan sociale veiligheid. Dit is een proces van continu investeren in elkaar. Creëer omstandigheden om elkaar open feedback te geven. Zet verschillende werkvormen in om juist afwijkende ideeën naar boven te halen. Voer retrospectives in en geef ook zelf het goede voorbeeld: vraag feedback en reageer waarderend op andere zienswijzen.
Beschermen: invloed van buiten
Een zelforganiserend team van een van onze opdrachtgevers heeft een pittige opdracht aangenomen. Niet omdat het lastig is om waarde te leveren voor de klant, voor patiënten. Wel omdat dit een onderwerp is waar al jaren openlijk en onderhuids om ‘gestreden’ wordt. Het gaat allang niet meer om het onderwerp zelf, maar om positie, rechten, waarden en belangen. De product owner, de directie en de teamleider vangen zo goed mogelijk alle reacties op en scheppen helderheid. Zo krijgt het team de gelegenheid om waarde te leveren voor de patiënt. Teamleden voelen zich regelmatig opgelaten én ze doen wat ze goed kunnen: ze hebben aan collega’s gevraagd wat er nodig is om dit project dit keer wel te laten slagen. Die ruimte is er alleen als zij niet continu alle reacties van collega’s hoeven op te vangen en als er helderheid komt vanuit de leiders.
Beschermen: systemen en processen
Januari van dit jaar. Een scrum team van een producent van voedingsmiddelen had een nieuw idee voor marketing bedacht. Het paste perfect bij Valentijnsdag: haast was geboden. Bij een van de producten zou de consument een bijzonder Valentijnskaartje krijgen.
Vanuit wendbaar organiseren ga je als team kijken naar mogelijke experimenten, naar testmogelijkheden en naar wat er binnen die tijd kan. Kunnen we de aangepaste verpakking nog in zijn geheel op tijd laten ontwikkelen? Kunnen we anders alleen het kaartje laten ontwikkelen, snel, bijvoorbeeld via de HEMA? Moeten we zelf naar de copy shop en dan knippen en plakken? En bij hoeveel leveranciers willen we de test doen, is drie in de regio voldoende? Welke leverancier staat hier voor open en wie van onze organisatie kan met hem of haar in gesprek?
Moet kunnen, in een maand tijd op zijn minst bij een drietal leveranciers het nieuwe idee testen. Moet kunnen, het kaartje laten ontwikkelen, desnoods door zelf te printen en op karton te plakken. Nuttig experiment, waar feedback van zowel de leverancier als de consument waarde levert om weer beter te worden als organisatie.
Het is niet gebeurd. Een van de teamleden opperde: dit zal marketing niet goed vinden. We moeten met ze in overleg. Het experiment is er niet gekomen. Interne processen zitten in de weg.
Een heel ander voorbeeld: denk eens aan interne systemen zoals beoordeling en beloning. Jaarlijkse functioneringsgesprekken en individuele bonussen passen niet meer in een organisatie met zelforganiserende teams of squads en ook niet meer bij rollen in plaats van functies. Begin op tijd met veranderen: betrek medewerkers van HR en medewerkers die in die teams (gaan) werken bij de ontwikkeling van een nieuw passend systeem. Ga ook hier agile te werk: voer kleine experimenten uit en stuur continu bij. Tip: lees ons boek Agile HR over dit en andere HR onderwerpen.
Samengevat
Leiders in wendbare organisaties beschermen hun medewerkers en de waardevolle initiatieven. De rol van leidinggevenden is om de omstandigheden zo te maken dat medewerkers zich kunnen focussen op waarde leveren voor de klant, de organisatie en collega’s, zonder dat ze last hebben van collega’s, management, systemen en processen.
