Overzicht

Van vergadering naar Agile meeting

Veel organisaties worstelen met vergaderen. Dingen als ‘het duurt lang’, ‘het kost veel tijd’ en ‘het is noodzakelijk kwaad’ hoor ik vaak. Maar, het kan anders. Behoud de energie en stop met oeverloos praten over loze dingen: stap over op agile meetings!
Date
28 september 2016
Author
Minke Buizer

De vier pijlers van een agile meeting

Een agile meeting gaat om vier pijlers:

1. Doelmatig; bespreek alleen punten die ook echt voor verbetering zorgen.
2. Wendbaar en flexibel; speel in op wat er op die dag of de komende dagen speelt, dus geen agenda van twee weken geleden.
3. Gezamenlijke verantwoordelijkheid; iedereen is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de meeting. Energiedip? Vervallen in oeverloos ouwehoeren? Grijp in!
4. Transparant: het is helder wat de rollen zijn, wie welke rol heeft, wie waarover mag beslissen en wat de besluiten zijn.

Volg de agenda

Om tot doelmatige meetings te komen, waarin iedereen zich verantwoordelijk en betrokken voelt, volg ik de onderstaande agenda. Deze agenda is gebasseerd op de Governance Meeting van Holocracy en integratieve besluitvorming.

Agenda

1. check-in
2.  agenda maken
3.  agenda uitvoeren (per punt)

> presenteer voorstel
> vragenronde ter verduidelijking
> reactie
> bezwaren
> besluit en integratie

4. retrospective (feedback op de meeting)

Check-in

De meeting begint met een check-in om kort te peilen hoe iedereen erbij zit. Dit geeft mensen de mogelijkheid om bijzonderheden van afgelopen week te benoemen. Maak hier geen kringgesprek van met een opsomming van alle activiteiten; het gaat bij een check-in om hoe je je op dit moment voelt. Bijvoorbeeld ‘ik heb er zin in, helemaal nadat ik gister een goede presentatie heb gegeven’ of ‘ik voel mij futloos, want ik moest er vier keer uit voor een huilend kind’. Door de check-in weet je van elkaar hoe je in de meeting zit (of nog liever staat) en dat zorgt voor meer begrip.

Agenda maken

Maak de agenda op basis van de punten die op dat moment spelen. Deze punten kunnen uiteraard in de werkweek verzameld worden. Elk agendapunt moet een voorstel bevatten van de inbrenger op hoe hij/zij dit onderdeel wil verbeteren.

Agenda uitvoeren

Elk agendapunt verloopt volgens hetzelfde proces. De inbrenger legt in een paar zinnen uit wat zijn/ haar punt is en legt meteen het voorstel op tafel. Dit kan o.a. gaan over zaken die nu mislopen, acties die diegene heeft gedaan of innovaties. Na het voorstel mag iedereen verhelderende vragen stellen en geeft de inbrenger hierop een reactie. Vervolgens mag ieder teamlid zich uitspreken door of voor te zijn of een bezwaar te maken. Op basis hiervan wordt het voorstel aangepast, verdere acties hierop uitgevoerd of aangenomen.

Retrospective

Tot slot sluit ik het liefst elke meeting af met een korte retrospective om zo van iedereen te horen wat goed ging aan de meeting en wat we de volgende keer anders gaan doen. Hierdoor verbetert het team zichzelf continue en blijft de energie hoog. Meer over retrospectives kun je vinden op funretrospectives.com

Wil jij van je vergadering af en naar een agile meeting? Dan nog twee laatste tips:

1. Maak je meetings visueel.
Maak de agenda op een flipover en zet achter elk punt het besluit en wie wat oppakt. Maak hier een foto van en je hoeft geen notulen meer uit te werken.
2. Zorg bij agile meetings voor een procesbegeleider.
Iemand die de tijd bijhoudt, de groep helpt knopen door te hakken en de energie hoog houdt. Je kan hiervoor een vast iemand aanstellen of deze rol laten rouleren in het team.

Veel plezier met je agile meetings!

Minke Buizer