Overzicht

Waarom jij deze zomer moet starten met Scrum

Tja, waarom zou jij deze zomer, met temperaturen boven de 30 graden, moeten starten met Scrum? Je hebt vast wel iets anders te doen dan extra tijd besteden aan het adopteren van een andere werkwijze. Je kunt bijvoorbeeld ook een paar uur eerder stoppen met werken en aan het water gaan liggen. En dat is juist de reden dat je moet starten met Scrum. De belofte van Jeff Sutherland is namelijk: ‘twee keer zoveel werk in de helft van de tijd’. Dan kun je dus die andere helft van de tijd lekker van de zon genieten. Ik geef je nog een aantal redenen waarom jij, zelfs tijdens een hittegolf, al zou moeten starten met Scrum.
Date
23 juli 2019
Author
Bart Claassen

Prioriteren met Scrum

Twee keer zoveel werk in de helft van de tijd. Dat is een winst in productiviteit van 400%. Ik praat echter niet zo graag over productiviteit, dan lijkt het namelijk dat je harder moet gaan werken en dat is nou juist niet de bedoeling. Je werkt waarschijnlijk al hard genoeg. Je moet juist minder hard maar slimmer gaan werken. Als je Scrum goed uitvoert pak je alleen die zaken op die echt waarde opleveren. Dan heb ik het dus niet over ‘business value’ maar ‘customer value’. Hoe vaak zijn we niet bezig met een onderzoek hier, een vergadering daar, werken aan draagvlak binnen de organisatie of een rapport draaien voor het management? Allemaal tijd die we ook kunnen besteden aan het leveren van klantwaarde. Waar zit mijn klant nu echt op te wachten? Dan pakken we dat als eerste op en ook alleen maar dat. Dat heet prioriteren en als je dat goed doet dan komt de 80/20 regel in stelling. Dat is een variant op het Pareto principe wat betekent dat je 80% van het werk gedaan krijgt met 20% van de inspanning. Als je slim bent laat je dus die overige 20% van het werk zitten en ga je ergens anders weer voor de 80% van het werk tegen 20% van de inspanning.

Focus aanbrengen

Het stuk hierboven gaat over de juiste dingen doen, het volgende gaat om de dingen juist doen. Wij merken dat veel organisaties en teams moeite hebben met om dingen af te krijgen. Dat komt door het gebrek aan focus. Er gebeurt zoveel om ons heen wat onze aandacht vraagt waardoor het lastig is om te focussen op waar je mee bezig bent. Als je daar dan nog eens de gebruikelijke manier van werken in organisaties op plakt dan wordt het helemaal onmogelijk om iets af te krijgen. We zijn namelijk gewend om alles tegelijk op te pakken. Om 10 projecten tegelijk te draaien, om van meeting naar meeting te rennen. Wat als je nu van je individuele werk, teamwerk kunt maken. En van die tien projecten, een project. Ik ben ervan overtuigd dat je dat dan veel minder tijd aan een project zult besteden. Met Scrum werk je als team in plaats van in een team. Al je werk hoort teamwerk te zijn waarbij je wel nog steeds individuele taken kunt hebben. Dit is echter een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Als jij vastloopt, dan loop ik vast en zorg ik ervoor dat jij weer verder kunt. Focus is ook een van de Scrum waarden en komt overal in het proces terug. Je focust tijdens een sprint op slechts enkele brokken werk, je focust je tijdens het werk op één taak tegelijkertijd en we pakken slechts één of twee verbeterpunten uit de retrospective per keer op. Zo krijg je ook meer gedaan met minder moeite.

Iedere sprint beter

Gaat alles dan ineens goed als we starten met Scrum? Nee, dat zeker niet. Je gaat wel iedere sprint beter maken dan de vorige. Aan het einde van Iedere sprint ga je tijdens de retrospective terugkijken op het proces en bespreken wat je kunt doen zodat de volgende sprint beter wordt. Dit kan van alles zijn. Bij beginnende teams gaat dit vaak over minder werk oppakken, meer focus, beter communiceren, ‘can do’ mentaliteit. Hoe fijn is het als je dit regelmatig met elkaar kunt bespreken, er samen afspraken over maakt en met behulp van de scrum master ervoor zorgt dat afspraken ook worden nagekomen. Bij Scrum hoef je hier dus geen tijd voor vrij te maken. Het zit al in het proces verweven. Het enige wat je moet doen is de rituelen volgen. Dat is ook de reden waarom je sprints zo kort mogelijk moet maken, dan ga je namelijk al sneller verbeteren. Hoe vaak bespreek jij nu met je collega’s hoe jullie je werk beter kunnen doen? Met welk gedrag jullie zouden moeten stoppen? Waarschijnlijk bespreek je dit niet zo vaak, of in iedere geval niet vaak genoeg. Dat is heel jammer want hierdoor blijven er heel veel, vaak simpele, verbeteringen liggen. Dus start met Scrum en zorg dat die thermometer omhooggaat.

Speciaal voor de zomerperiode hebben we de zomer retrospective ontworpen. Deze retrospective bestaat uit de volgende onderdelen:
Zandkasteel: waar moeten we onszelf voor waken?
Vuurtoren: waar moeten we ons op focussen?
Zon: waar worden we blij van?
Zeeschelp: wat moet nog worden uitgesproken?
Slippers: waar moeten we nog stappen in maken?
Zee: wat mogen we laten verwateren?

Scrum company zomer retrospective

Scrum is als je schoonmoeder

Dan lijkt het alsof Scrum alle problemen voor je oplost. Helaas, het is geen toverstaf. Volgens mijn collega Michiel is Scrum wel net als je schoonmoeder. Scrum legt namelijk, net als je schoonmoeder, ‘moeiteloos de vinger op de zere plek’. Daar zit je thuis niet altijd op te wachten, maar in organisaties is dat verdomd prettig. Niet voor iedereen overigens. Niet voor die micromanager die de hele dag zo druk is met sturen en controleren in plaats van richting geven. Niet voor die collega die altijd maar druk is maar nooit iets af krijgt. Al doen zij dit waarschijnlijk ook met de beste bedoelingen en kunnen ze alleen wat hulp gebruiken. Dat kunnen ze dan krijgen ook in dit geval, dit is namelijk waarom je scrum master zo belangrijk is. Die helpt om een oplossing te vinden voor alles dat vertraagt. Scrum gaat dus niet al je problemen als sneeuw voor de zon oplossen. Het maakt ze wel inzichtelijk, waarna je ze zelf kunt oplossen, met behulp van je scrum master dus.

Effectief time management

Wat het wel voor je oplost is eindeloos en besluiteloos overleggen. In Scrum heeft namelijk alles een time box. Dat betekent bijvoorbeeld dat je sprint altijd twee weken duurt, de sprint planning 90 minuten en de daily standup 15 minuten. In die tijd zorgen we in ieder geval gedaan krijgen wat we gedaan moeten krijgen door het belangrijkste al eerste op te pakken. Als we meer tijd hebben, dan gaan we die tijd volgens de wet van Parkinson namelijk ook vullen. Parkinson zegt namelijk dat: ‘het werk van een taak uitdijt naar de tijd die beschikbaar is om een taak te realiseren’. Wanneer je meer tijd hebt, ga je die tijd ook besteden aan een taak. We gaan nog wat meer punten bespreken, wat langer discussiëren, wat meer brainstormen, even een keer goed nadenken, een beetje overleggen, een extra check uitvoeren en noem maar op. Het heeft dus geen nut om meer tijd in een sprint op te nemen of meer tijd voor de review te plannen. Je kunt beter minder werk in je sprint proppen en minder zaken bespreken tijdens je review. In Scrum proberen we samen een tempo te zoeken dat we voor eeuwig vol kunnen houden. Niet teveel en niet te weinig werk in een sprint maar precies genoeg. Dan hoef je ook niet te zeggen dat je toe bent aan vakantie. Je kunt er wel zin in hebben maar je hebt hem niet nodig om bij te komen.

Meer werkplezier

En dan nu wat mij betreft de beste reden om te starten met Scrum (ja, deze had ik dus eigenlijk als eerste moeten vermelden): Meer plezier in je werk. Dat plezier krijg je door verschillende redenen. Vele daarvan heb ik hierboven al genoemd. Een ander belangrijk element voor meer plezier in je werk met Scrum is de autonomie over je werk. In Scrum is het team verantwoordelijk om te bepalen wat de beste oplossing is voor het geschetste probleem. Je hoeft dus niet aan de slag om de oplossing van een ander uit te voeren. Je mag eindelijk je creativiteit gebruiken en krijgt zelfs de ruimte om te experimenteren.

Andere mogelijkheden om met Scrum meer plezier in je werk te krijgen is het vieren van successen. Spreek met je team af wat je doet als je samen de sprint haalt. Hoe ga je vieren dat je nu eindelijk wel die ‘can do’ mentaliteit hebt getoond? Daarnaast ben ik een groot voorstander van werken in de zon. Je kunt makkelijk een retrospective op het dakterras houden of met je team een dag werken in een strandtent of op het terras.

Team scrum company

 

Je kunt er daarnaast ook voor zorgen dat anderen ook meer plezier in hun werk gaan beleven. Zo wil je dat het voor stakeholders leuk is om je review te bezoeken. Gebruik een keer geen PowerPoint, maar zorg voor interactie en humor. Dat maakt het niet alleen leuker voor je stakeholder, maar ook voor jezelf. Daarnaast heb ik nog een leuke uitdaging voor je. Bedenk eens wat wat er zou moeten gebeuren om te zorgen dat je liever op je werk bent dan thuis. Deel dit met je team en probeer daar dan iedere sprint een klein beetje dichterbij te komen.

Waarom nu beginnen?

Nu heb je in ieder geval voldoende redenen om te starten met Scrum. Waarom moet je dan gelijk deze zomer starten met Scrum? Allereerst is het nooit te vroeg om dingen slimmer aan te pakken, maar om te kunnen versnellen moet je eerst vertragen. Dat vertragen lukt je makkelijker in de zomer. Dan gaan zaken namelijk al een stuk trager, het is een tijd van zelfreflectie, van nieuwe dingen leren en zaken anders aanpakken. Dus mijn advies, ga nu vertragen om later te versnellen, vier keer om precies te zijn.

De 2-daagse Agile Scrum Summercourse is al bijna vol, dus wees er snel bij want vol = vol. Nog even je rust pakken deze zomer, reserveer dan alvast een plekje voor de Agile Scrum Autumncourse in november.

Bart Claassen
Agile Coach