Blog 1: Verklein de afstand door goede coaching met de juiste tools.
Daar zit je dan als agile coach of scrum master: thuis. Je teams? Ook thuis. Hoe werkt dat eigenlijk: het coachen van teams op afstand? Het houden van verbinding, weten wat er écht speelt, werk blijven doen en er ook nog plezier in hebben. Ja, dat kan! Op afstand coachen vraagt net wat andere skills en tools.
Om online coaching goed te laten lopen is het belangrijk dat je helder hebt welke tool(s) je wilt gebruiken. In dit blog geven we je een opsomming van verschillende tools welke je kunt gebruiken.
“Kun je mij zien?” “Ik kan je niet horen!” Kortom: Goede communicatietools zijn key.
Kijk, bellen is natuurlijk prima. Maar elkaar zien terwijl je aan het praten bent is helemaal fijn. En gelukkig zijn er tegenwoordig allerlei verschillende platforms waarmee je dit voor elkaar kunt krijgen:
- Zoom – Een van de meest populaire video conference tools waar veel mensen gebruik van maken. Grootste voordeel van Zoom? De breakout rooms! Dit geeft je de mogelijk om in kleine groepjes uiteen te kunnen gaan (het heeft zelfs een timer!), waarna je weer terug kunt komen naar de hoofd sessie. Wij vinden persoonlijk de gallery view heel fijn, daar kun je tot 100 deelnemers tegelijkertijd zien. Je kunt hier een handige tutorial vinden over het gebruik van Zoom als deelnemer.
- MS Teams – De belangrijkste reden voor het gebruiken van Microsoft Teams is dat de medewerker één centraal dashboard heeft waar hij of zij de dagelijkse werkzaamheden mee op kan starten. Functionaliteiten zoals Microsoft Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneDrive en onder andere Outlook kunnen met Microsoft Teams bediend worden.
- Skype for business – Zie Microsoft teams. Skype for business is vervangen door microsoft teams. Een privé skype account kun je nog goed gebruiken voor één op één gesprekken
- Google hangouts – Hangouts is een functionaliteit van Google waarmee je kunt chatten als videobellen. Eén-op-één en met een groep. Videobellen kan met Hangouts tot tien personen tegelijk.
- Slack – (of: Searchable Log of All Conversation and Knowledge) is een berichten platform die het gemakkelijk maakt voor teams om te communiceren en samen te werken. Je kunt hier ook videochatten met elkaar. Je kunt met Slack meer dan 1500 apps integreren, zoals Google Drive, Trello en Miro. Waarom wij het persoonlijk leuk vinden? Je kan GIFs en Emoji’s 😎 gebruiken!
Onwijs duurzame post-its
Visueel werken zorgt voor gezamenlijk inzicht en overzicht van het werk. Op afstand kan dit nog steeds makkelijk en nog duurzamer door middel van onderstaande tools:
- Mural – Mural stelt teams in staat visueel te denken en real-time samen te werken. Je kunt samen brainstormen of retrospectives houden, op een hele gebruiksvriendelijke wijze. Het grootste voordeel van Mural is dat je bepaalde onderdelen kunt “locken”, zodat deelnemers niet per abuis iets kunnen verwijderen.
- Trello – Trello is een online tool om al je acties in bij te houden. Het is visueel, gebruiksvriendelijke en je kunt er met meerdere personen tegelijkertijd in werken, mits die personen ook een Trello account hebben. Je maakt in Trello gebruik van borden, lijsten en taken (kaarten). Het ziet er eigenlijk uit als een digitaal kanban, waarbij je zelf de verschillende kolommen kunt aanmaken, afhankelijk van je behoefte.
- Slack – Slack is een online tool waar je al het werk samen kan laten komen en in kan communiceren. Het werk kan je handig verdelen in de verschillende kanalen waardoor er een gezamenlijk overzicht is over de bedoeling en progressie van het werk. Het is hierdoor makkelijk om focus te houden en een bepaald onderwerp te volgen. Daarnaast is er de mogelijkheid tot chatten en bellen waardoor je snel kunt afstemmen.
- Miro – Miro is een white-board platform waar je real-time met elkaar aan de slag kunt. Dit is een fijne tool welke je kunt gebruiken voor mindmapping en brainstormsessies aangezien je begint met een leeg bord.
- Google slides – Maak een online-werkboek in google sheets. Je kan hier onder andere samen in brainstormen en deelnemers een oefening in laten maken. Handig met coaching gezien je makkelijk erbij kan halen wat je vorige sessies hebt besproken. Ben je met het hele team? Het voordeel is dat iedereen hier tegelijkertijd in kan werken. Gezien iedereen, alles kan aanpassen kan er ook per ongeluk een deel van je lay out gedelete worden. Zorg dus altijd voor een kopie van het werkboek op je eigen computer of in de cloud.
Voordat je begint: stuur een instructiemail naar je team
Je hebt gekozen welke tools je gaat gebruiken. Nu is het van belang om de de deelnemers tijdig te informeren. Zo kunnen de teamleden vast kennis maken met de werking van de tools. Een voorbeeld van een aantal punten die je in een instructie mail kan zetten:
- Toegang tot een laptop of computer (liever niet met een tablet of telefoon i.v.m. het wisselende van schermen mocht je deze willen delen)
- Een stabiele internetverbinding
- Een webcam zodat je zichtbaar bent (de vaste laptop camera is ook prima)
- Een goede koptelefoon
- Een goede microfoon zodat je verstaanbaar bent (die van je laptop of die aan je koptelefoon)
- Pen/papier bij de hand (mocht je deelnemers bijvoorbeeld iets willen laten tekenen)
- Een lekker kopje koffie/thee 🙂
Moet de teamlid nog een bepaalde app downloaden? Een account aanmaken? Zorg ervoor dat je dit in je instructiemail zet.
TIP: Laat de mensen een kwartier voorafgaand aan de (eerste) meeting inbellen om te checken of alles werkt zodat je op tijd kan starten.
BONUS TIP:
Hou de humor erin met deze ‘thuiswerk video call’ bingo kaart!
De volgende keer?
Samen leren! Hoe faciliteer je als coach op afstand online sessies waarin je als team kan reflecteren op hoe je het doet als team? Wat kan je de komende periode beter, sneller, anders doen om nog effectiever en op een fijnere manier samen te werken? Wij zullen handige retrospectives vormen delen welke jij direct online kunt gebruiken met jouw team.
Heb je een onderwerp waar je graag inspiratie op wilt? Stuur een mail naar info@scrumcompany.nl en we nemen die mee voor een volgende blog!
Lees ook
Blog #2: Behoudt het teamgevoel
Blog #3: Samen leren door retrospectives
Blog #4: Competenties in kaart brengen met de competentiematrix
