Een opdracht in Scrum wordt opgesplitst in even lange tijdsperiodes, genaamd sprints. Iedere sprint bestaat uit vier bijeenkomsten: de sprintplanning, de stand-up (in de scrum guide ‘daily scrum’ genoemd), de sprintreview en de sprintretrospective. Bij elke bijeenkomst is het belangrijk goed te timeboxen: vooraf bepalen hoeveel tijd je als team neemt voor een activiteit en je daar ook aan houden. Dit zorgt ervoor dat je focus (een van de scrum waarden) aanbrengt. De sprint zelf wordt in de scrum guide ook als event aangemerkt.
De sprintplanning
Aan het begin van iedere sprint plant het team het werk voor de sprint. Dit doen zij tijdens de sprintplanning. Een sprintplanning is een gedetailleerde kortetermijnplanning en bestaat uit het samenstellen van de sprint backlog, opstellen van de acceptatiecriteria en het inschatten van de benodigde tijd. Op de product backlog staan alle wensen en eisen voor het product of project. Op basis van wat de meeste prioriteit en waarde heeft voor de klant, spreekt de product owner tijdens de sprintplanning met het ontwikkelteam af wat het sprintdoel is en wat ze in de komende sprint gaan uitwerken. Het ontwikkelteam bepaalt hoeveel brokken werk ze oppakken. Deze brokken werk verhuizen van de product backlog naar de sprint backlog.
Het team bepaalt daarna samen de acceptatiecriteria per te leveren item. Voor elk item op de sprint backlog beschrijft het team zo nauwkeurig mogelijk wat er moet gebeuren om het resultaat te accepteren. Aan welke eisen moet het resultaat voldoen? Deze beschrijvingen zorgen voor eenduidige verwachtingen en het voorkomen van ruis. Vervolgens bepaalt het ontwikkelteam welke taken per item moeten worden uitgewerkt.
Tijdens de sprintplanning is het ook gebruikelijk dat het ontwikkelteam inschat hoeveel inspanning er voor ieder item op de sprint backlog nodig is. Een veelgebruikte werkwijze hiervoor is planning poker. Ieder teamlid kent punten toe aan de items op grond van de inspanning die de items nodig hebben. Alle punten voor alle brokken samen zijn het aantal punten dat het team deze sprint gaat wegwerken. Planning poker is niet alleen nuttig om in te schatten of de doelen haalbaar zijn, het zorgt er ook voor dat de inhoud van de items duidelijk is. Schatten teamleden de hoeveelheid werk heel anders in, dan denken zij waarschijnlijk ook anders over de inhoud van het item.
De stand-up
Tijdens een korte bijeenkomst van maximaal 15 minuten bespreekt het team de voortgang, eventuele knelpunten en of het sprintdoel gehaald wordt. Dit heet de stand-up. Het ontwikkelteam verzamelt zich bij het scrumbord en blijft staan tijdens deze bespreking. Iedereen vertelt kort over de stand van zaken van zijn of haar taken. In onze praktijk zien wij dat meestal de volgende vragen aan elk teamlid worden gesteld:
- Wat heb je bereikt voor je team?
- Wat ga je bereiken voor je team?
- Zijn er obstakels die het behalen van het sprintdoel in de weg staan?
Je laat dus weten hoe ver je bent met je taken. Hierop word je niet afgerekend, maar je krijgt door je openheid juist ondersteuning van de andere teamleden. Resultaat: inzicht in de status van de voortgang en de mogelijkheid om hier gezamenlijk op bij te sturen. Je klaart de klus als team. De stand-up is vaak het moment waarop teamleden hun taken op het scrumbord doorschuiven van ‘to do’ naar ‘busy’ of ‘done’. Dit mag echter ook zodra er iets verandert in de status van een taak. Het belangrijkste is dat je hier duidelijke afspraken over maakt en dat de teamleden elkaar informeren over de stand van zaken. De stand-up is niet de plaats voor lange discussies. Hij is toegankelijk en transparant voor iedereen, echter niet iedereen mag deelnemen.
De sprintreview
Tijdens de sprintreview presenteren de teamleden het resultaat van de afgelopen sprint. De sprintreview is bedoeld om feedback te inventariseren van klanten en stakeholders en ze mee te nemen in de voortgang. Het is belangrijk dat klanten en stakeholders hierbij aanwezig zijn. Je hebt hun feedback nodig om het voorlopige resultaat verder te ontwikkelen. Bovendien weet een klant vaak pas wat hij wil, als hij een (deel)product heeft gezien. De input die je verzamelt tijdens de sprintreview is dus heel waardevol. De product owner is altijd aanwezig bij de sprintreview. De product owner vertegenwoordigt de klant tijdens de sprints, maar niet bij de review aan het einde van de sprint. Dan laat de klant zelf van zich horen zodat de product owner kan toetsen of de klantwensen op de juiste manier terugkomen in het product. De feedback gebruikt de product owner om de prioriteiten op de product backlog bij te stellen. Die wijzigingen zijn het uitgangspunt voor de volgende (of een latere) sprint. De scrum master faciliteert de bijeenkomst en helpt de product owner en de teamleden zo veel mogelijk te leren van de sprintreviews.
De sprintretrospective
De sprintretrospective is de teamevaluatie van het proces. Met de retrospective sluit het team een sprint af. Je gebruikt deze bijeenkomst om te leren van de vorige sprint en in de volgende sprint als team nog beter te presteren. Waar in de sprintreview wordt gekeken naar het product, draait het bij de sprintretrospective juist om het proces. Wat kan het functioneren van het team verder verbeteren? Het team spreekt eerlijk uit wat goed ging en wat niet, zoekt uit waar dat aan ligt en bespreekt hoe het dit kan verbeteren. Het doel is nog betere resultaten te behalen en nog meer plezier in het werk te hebben. Bij de sprintretrospective is ook de product owner aanwezig. Die krijgt zo info over hoe het met het team gaat, kan helpen obstakels uit de weg te ruimen en aan zijn/haar eigen rol werken. Het is belangrijk om de resultaten van een retrospective meteen om te zetten in concrete acties die je tijdens de volgende sprint oppakt. Kies de belangrijkste, vertaal die naar acties voor de volgende sprint en zet ze op het scrumbord.
Er zijn verschillende technieken om de sprintretrospective te structureren. Drie voorbeelden:
1. Met smileys
Er wordt een aantal categorieën besproken, waarbij de teamleden post-its met hun opmerkingen plaatsen bij een lachende smiley, een neutrale smiley of een verdrietige smiley. Bij de laatste twee noteren leden ook verbeterpunten. Alle opmerkingen worden gezamenlijk besproken.
2. Starfish
De scrum master tekent een grote cirkel in vijf taartpunten: starten, stoppen, meer, minder en doorgaan. Op elk vlak plaatsen teamleden en product owner hun opmerkingen en bespreken dit gezamenlijk.
3. One-word
De deelnemers vatten in 1 woord samen wat ze van de afgelopen sprint vonden, schrijven dit op en lichten dit toe.
Het structureren van de sprintretrospective is een taak van de scrum master. De scrum master kan vooraf bepalen wat de focus is van de retrospective. Hij/zij kiest bijvoorbeeld enkele van de volgende onderwerpen: gedrag, relatie met de omgeving, gebruik van de scrummethode en/of faciliteiten.
Wil jij meer leren over scrum, meld je dan aan voor de Agile Scrum training.
